Confidentialité

En bref

Vos données peuvent être collectées par Elixens France.

Une donnée à caractère personnel désigne toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée identifiable une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un nom, un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments spécifiques, propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Les informations personnelles pouvant être recueillies sur le site internet d’Elixens sont principalement utilisées par l’éditeur pour la gestion des relations avec vous, et le cas échéant pour le traitement de vos messages.

1. Droit d'accès, de rectification et de déréférencement de vos données

Chaque personne dispose d’un droit d’accès, de rectification et d’opposition à ses données personnelles. Chaque personne dispose aussi du droit de déréférencement et du droit à la portabilité des données personnelles qu’elle a transmises au responsable de traitement. Vous pouvez exercer ce droit selon les modalités décrites au chapitre 10 de notre démarche RGPD (voir ci-dessous).

2. Utilisation des données

Les données personnelles collectées sur notre site sont utilisées pour répondre à vos messages. Nous sommes également susceptibles d’utiliser vos données pour satisfaire le cas échéant à nos obligations légales et/ou règlementaires.

En cas d’infraction de tout type, pour lesquelles les parties seraient mises en cause, et pour lesquelles les autorités judiciaires auraient besoin d’avoir connaissance des informations recueillies, ces dernières seront alors nécessairement communiquées à ces autorités sur leur demande expresse et motivée, et ne bénéficieront plus des dispositions relatives à la protection des données personnelles. 

Lorsque certaines informations sont obligatoires pour accéder à des fonctionnalités spécifiques du site, l’éditeur indiquera ce caractère obligatoire au moment de la saisie des données.

3. Cookies

Un « Cookie » ou traceur est un fichier électronique déposé sur un terminal (ordinateur, tablette, smartphone …) En naviguant sur ce site des « cookies » émanant de la société responsable du site concerné et/ou des sociétés tiers pourront être déposés sur votre terminal.
Lors de la première navigation sur ce site, une bannière explicative sur l’utilisation des « cookies » apparaitra. Dès lors, en poursuivant la navigation, le client et/ou le prospect sera réputé informé et avoir accepté l’utilisation desdits « cookies ». Le consentement donné sera valable pour une période de treize (13) mois. Vous avez la possibilité de refuser l'utilisation des « cookies » directement sur la bannière.

Toutes les informations collectées ne seront utilisées que pour suivre le volume, le type et la configuration du trafic utilisant ce site, pour en développer la conception et l’agencement et à d’autres fins administratives et de planification et plus généralement pour améliorer le service que nous vous offrons.

Vous pouvez à tout moment vous informer et paramétrer vos cookies pour les accepter ou les refuser en vous rendant sur la page Gestion des cookies. Vous pourrez indiquer votre préférence soit globalement pour le site, soit service par service.

Notre démarche RGPD

1. Responsable du traitement

Les informations suivantes vous sont communiquées afin que vous puissiez prendre connaissance des engagements en matière de protection des données à caractère personnel de la société ELIXENS France SAS, dont le siège social est situé à l’Ecosite, 428 rue Brunelle, 26400 EURRE - France, qui agit en tant que responsable du traitement pour les traitements de données à caractère personnel évoqués dans le présent document.

Notre Société est une société de droit privé, dont les activités de base n’amènent pas à réaliser un suivi régulier et systématique de personnes à grande échelle, ni à traiter à grande échelle des données dites « sensibles » ou relatives à des condamnations pénales et infractions.

Elle ne rentre donc pas dans le profil des sociétés pour lesquelles la désignation d’un Délégué à la Protection des Données (DPO) est obligatoire au sens de l’article 37 du RGPD.

A ce titre, elle n’a pas désigné pas de DPO.

Le responsable du traitement est représenté par Mme Carole ABDELLI, dirigeante.

2. Les données à caractère personnel que nous traitons et leurs sources

Dans le cadre des traitements de données à caractère personnel, le Responsable du traitement collecte et traite les données suivantes concernant les clients, prospects, fournisseurs :

En matière de relations et suivi commerciaux :

Identité, coordonnées professionnelles, titre professionnel, données relatives au suivi de la relation commerciale

En matière de communication et gestion du site internet :

  • Identité, coordonnées professionnelles, fonction, secteur d'activité, pays, langue ; Données relatives à la navigation sur le site internet (horodatage, adresse IP des usagers, données techniques relatives à l’équipement et au navigateur utilisés par les usagers, cookies) et sur les plateformes numériques via des boutons de partage et des médias (cookies et autres traceurs) ;
  • Données relatives à la gestion des contacts usagers (horodatage et objet de la demande) ;
  • Statistiques d’audience du site internet, et de nos réseaux sociaux.

 Ces données proviennent de nos clients (prise de contact, rencontres sur des salons professionnels, remise de la carte de visite...), d’informations contenues dans des annuaires ou bases de données disponibles, contributeurs aux publications, usagers du site internet, et de nos réseaux sociaux, tiers ayant consenti à recevoir la newsletter, les offres commerciales ou les communiqués de presse.

3. Les finalités et les bases juridiques de nos traitements de données

3.1 Les finalités de nos traitements

Les traitements que nous mettons en œuvre assurent les finalités suivantes :

En matière de relations et suivi commerciaux 

  • Gestion d'une base clients : contacts commerciaux, réglementaires, de facturation
  • Gestion d'une base prospects
  • Gestion d’une base fournisseurs
  • Gestion et suivi administratif des contrats d'achats ou de vente
  • Gestion et suivi des factures (préparation et émission de devis, factures, calcul des prix, gestion de la traçabilité des produits et de leur disponibilité)
  • Envoi d'échantillons et documents réglementaires
  • Gestion des relances pour impayés
  • Réception des factures à régler et paiement
  • Suivi des contentieux associés à la facturation ou aux contrats
  • Gestion des réclamations
  • Réalisation d'une enquête satisfaction clients

En matière de communication et gestion du site internet

  • Gestion d'une liste de contacts presse pour l'envoi ponctuel de communiqués
  • Gestion des abonnements et des envois électroniques de la newsletter
  • Gestion des abonnements et des envois électroniques des offres commerciales
  • Création de publications sur les réseaux sociaux de l'entreprise
  • Elaboration de statistiques relatives au service
3.2. Les fondements juridiques de nos traitements

Nous ne mettons en œuvre des traitements de données que si au moins l’une des conditions suivantes est remplie :

  • Nous sommes tenus par des obligations légales et réglementaires qui nécessitent la mise en œuvre du traitement de données à caractère personnel concerné.
  • L’existence de notre intérêt légitime, ou de celui d’un tiers, justifie que nous mettions en œuvre le traitement de données à caractère personnel concerné ;
  • L’exécution d’un contrat qui nous lie à vous nécessite que nous mettions en œuvre le traitement de données à caractère personnel concerné ;
  • Votre consentement aux opérations de traitement a été recueilli.
3.3. Les intérêts légitimes poursuivis

Les intérêts légitimes qui sont poursuivis par le Responsable du traitement consistent notamment en l’amélioration de son service, à se conformer aux certifications et promouvoir les activités de la société, à garantir la sécurité informatique.

4. Les destinataires de vos données

Les données à caractère personnel que nous collectons, de même que celles qui sont recueillies ultérieurement, nous sont destinées en notre qualité de Responsable du traitement.
Nous veillons à ce que seules les personnes habilitées puissent avoir accès à ces données. Nos sous-traitants/prestataires de services peuvent être destinataires de ces données pour réaliser les prestations que nous leur confions.
Vos données à caractère personnel peuvent faire l’objet d’un rapprochement, d’une mutualisation ou d’un partage entre les entités mère et sœurs du Responsable du traitement.
Elles pourront être communiquées à ces entités pour des finalités visées dans la présente notice d’information. Ces opérations sont réalisées sur la base d’instruments conformes à la réglementation applicable et aptes à vous assurer la protection et le respect de vos droits.

5. Les transferts de vos données

Les traitements ne prévoient pas de transferts de données hors Union européenne (à l’exception et de façon très ponctuelle et ciblée vers nos sociétés sœurs aux USA et en UK) concernant nos prospects, clients et fournisseurs.

Concernant nos activités de communication et plus particulièrement notre site internet, les publications sont susceptibles d’être accessibles, du fait de leur présence sur Internet, hors de l’Union européenne.

6. Traitement automatisé

Les traitements ne prévoient pas de prise de décision automatisée.

7. Caractère obligatoire ou facultatif du recueil des données et conséquences en cas de non-fourniture des données

La fourniture des données par la personne concernée, ou par un tiers, à l'exception des données personnelles liées aux finalités que sont la réalisation d'une enquête satisfaction clients et la réalisation d'opérations de communication, est obligatoire pour la gestion des finalités, et pour se conformer aux obligations pesant sur l’employeur prévues par les textes en vigueur et le contrat ou la convention liant la personne concernée à la Société.

Concernant les finalités que sont la réalisation d'une enquête satisfaction clients et la réalisation d'opérations de communication :

  • Les données collectées lors de l’enquête de satisfaction clients, à l’occasion de la navigation pour la mesure de l’audience du site internet (notamment les cookies) et des réseaux sociaux et de l’utilisation des services en ligne présentent un caractère facultatif. Il en est de même de la collecte des données des tiers ayant consenti à recevoir la newsletter, les offres commerciales ou les communiqués de presse.
  • Les données collectées pour la réalisation des autres finalités sont recueillies de façon obligatoire, sauf mention contraire dans le formulaire concerné (par exemple, le numéro de téléphone).

8. Les durées pour lesquelles nous conservons vos données

Les données relatives aux fournisseurs, clients et prospects sont conservées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées et dans la limite des délais de prescription applicables.

  • Les fournisseurs, clients ou prospects inactifs depuis 2 ans sont mis en sommeil.
  • Les données de préparation des publications (commande, suivi, contenu éditorial) sont conservées cinq ans à compter de la mise en ligne
  • Les données collectées via les formulaires de contact sont conservées sur une durée maximale de cinq ans à compter de leur réception sauf si la personne concernée a consenti à figurer sur une base de données relative aux abonnements proposés (newsletter et offres commerciales)
  • Les données collectées pour alimenter les bases de données abonnements sont conservées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées et dans la limite des délais de prescription applicables. L'équipe d’ELIXENS reprend contact par mail avec les clients et prospects inactifs depuis 3 ans (aucune commande ni autre interaction avec la société) afin de leur demander si ceux-ci souhaitent continuer à figurer dans les bases newsletter ou offres commerciales auxquels ils se sont abonnés.
  • Les données des journaux (logs) sont conservées durant six mois maximum. 
  • Les données nécessaires à la production de statistiques d’audience et d’utilisation des services en ligne sont conservées durant vingt-six mois dans un format ne permettant pas l’identification des personnes par leur adresse IP.

9. Description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles

Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la politique de sécurité des systèmes d’information de la Société.

  • L'accès aux données fournisseurs et clients ou prospects s'effectue via un ERP (Enterprise Resource Planning), accessible uniquement au personnel habilité, par le biais d'un mot de passe individuel.
  • Concernant la newsletter et les offres commerciales :
    1) Abonnement via le site internet : par le biais de cases non préalablement cochées contenues dans le formulaire de contact. Les tiers qui cochent ces cases sont ajoutés à la base de données correspondante à leur abonnement et reçoivent des envois mails groupés effectués grâce à un logiciel marketing d'envoi d'e-mails groupés. Ils peuvent, à tout moment, se désinscrire de leur abonnement via un lien internet en bas de chaque e-mail.
    2) Abonnement sur proposition : un collaborateur d’Elixens peut également envoyer un mail aux clients et prospects susceptibles d'être intéressés par ces services. Si ces derniers confirment leur volonté de s'abonner à l'un de ces services, ils sont également intégrés aux bases de données précitées.  De même, ils peuvent, à tout moment, se désinscrire de leur abonnement via un lien internet en bas de chaque e-mail.
  • Concernant les contacts presse : les destinataires des communiqués de presse (journalistes de presse spécialisée dans l'activité de la société) sont informés dans chaque e-mail de leur possibilité de demander à ne plus recevoir de contenu de la part de la société par un retour de mail formulé en ce sens.
  • Concernant les données collectées via nos réseaux sociaux : les personnes ayant manifesté un intérêt pour la page ELIXENS (abonnement à la page ou interaction) pourront éventuellement être contactés par un membre du service de l'équipe ELIXENS via ce même réseau social afin de savoir s'ils souhaitent échanger avec un commercial ou s'abonner à l'un des services précités (newsletter/offres commerciales).

10. Les droits qui vous sont reconnus

Vous pouvez exercer vos droits par courriel à l’adresse suivante : data @ elixens.com ou par courrier à l’adresse suivante : Carole ABDELLI, ELIXENS France, Ecosite, 428 rue Brunelle, 26400 EURRE.
Pour ce faire, vous devez indiquer clairement vos nom(s) et prénom(s), l’adresse à laquelle vous souhaitez que la réponse vous soit envoyée.

Vos droits sont les suivants :

  • Opposition (sauf pour les finalités relevant d’une obligation légale ou d'un contrat) : vous avez le droit de vous opposer à un traitement de données personnelles vous concernant lorsque le traitement est fondé sur l’intérêt légitime du Responsable du traitement.
    En cas de communication directe, ce droit peut s’exercer par tout moyen dont notamment en cliquant sur les liens de désinscription en bas des communications envoyées. 
  • Accès et rectification de vos données : vous pouvez nous demander que vos données personnelles soient, selon les cas, rectifiées ou complétées si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées.
  • Effacement (droit à l’oubli) : vous pouvez nous demander l’effacement de vos données personnelles lorsque l’un des motifs suivants s’applique :
    1) Les données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
    2) Vous retirez le consentement préalablement donné ;
    3) Vous vous opposez au traitement de vos données personnelles lorsqu’il n’existe pas de motif légal audit traitement ;
    4) Le traitement de données personnelles n’est pas conforme aux dispositions de la législation et de la réglementation applicable ;
  • Limitation : vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles dans les cas prévus par la législation et la réglementation
  • Droit de retirer le consentement : les personnes ayant consenti à l'utilisation de leurs données peuvent retirer ce consentement à tout moment. Nous cessons alors de traiter vos données à caractère personnel sans que les opérations antérieures pour lesquelles vous aviez consenti ne soient remises en cause.
  • Droit d'introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente et ce sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel.
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